Vapaat Varastot – Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä
Vapaat Varastot
Y-tunnus:2956967-1
Sähköposti:myynti@vapaatvarastot.fi

2. Rekisterin nimi
Asiakas-, sopimus- ja kulunvalvontarekisteri

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

• vuokrasopimusten tekeminen ja hallinnointi
• asiakassuhteen hoitaminen
• laskutus ja maksujen käsittely
• maksujen valvonta ja perintä
• kulunvalvonta ja tilojen turvallisuuden varmistaminen
• väärinkäytösten ehkäisy ja selvittäminen

Käsittelyn oikeusperusteet:

• sopimus (vuokrasuhde)
• lakisääteiset velvoitteet (esim. kirjanpito)
• rekisterinpitäjän oikeutettu etu (esim. turvallisuus, saatavien perintä)

4. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia tietoja:

• nimi
• yhteystiedot (sähköposti, puhelinnumero, osoite)
• henkilötunnus (tarvittaessa luottotietojen tarkistamiseen)
• yritysasiakkaan tiedot (yrityksen nimi, Y-tunnus)
• laskutus- ja maksutiedot
• sopimustiedot
• maksutapahtumatiedot
• kulunvalvontatiedot (esim. kulkukoodin käyttö, ajankohdat)
• kameravalvonnan tallenteet

5. Tietolähteet
Tiedot saadaan pääasiassa:

• asiakkaalta itseltään
• sopimuksen teon yhteydessä
• maksupalveluntarjoajilta maksutapahtumien yhteydessä
• luottotietorekistereistä tarvittaessa

6. Tietojen luovutukset ja käsittelijät
Tietoja voidaan luovuttaa tai käsitellä seuraaville tahoille:

• maksupalveluntarjoajat: Stripe ja Paytrail (maksujen välitys ja käsittely)
• perintätoimisto maksamattomien saatavien perimiseksi
• viranomaiset lain edellyttämissä tilanteissa

Maksupalveluntarjoajat käsittelevät maksutietoja omien tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti.

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille markkinointitarkoituksiin.

7. Tietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle
Stripe voi siirtää tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle (esim. Yhdysvaltoihin).
Siirroissa käytetään EU:n hyväksymiä suojamekanismeja, kuten vakiosopimuslausekkeita.

Paytrail käsittelee tietoja pääosin EU/ETA-alueella.

8. Tietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään:

• sopimussuhteen ajan
• maksutietoja kirjanpitolainsäädännön mukaisesti
• kulunvalvontatietoja ja kameratallenteita vain niin kauan kuin on tarpeen turvallisuuden varmistamiseksi

9. Rekisterin suojaus
Tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein.
Pääsy tietoihin on rajattu vain niille henkilöille, joilla on siihen työtehtäviensä perusteella oikeus.

10. Kameravalvonta ja kulunvalvonta
Tilojen turvallisuuden varmistamiseksi käytössä on tallentava kameravalvonta sekä kulunvalvontajärjestelmä.

Tallenteita ja kulkutietoja käytetään:

• turvallisuuden varmistamiseen
• väärinkäytösten ennaltaehkäisyyn ja selvittämiseen

Tietoja käsitellään luottamuksellisesti eikä niitä käytetä muihin tarkoituksiin.

11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus:

• saada pääsy omiin tietoihinsa
• pyytää tietojen oikaisua tai poistamista
• rajoittaa tai vastustaa käsittelyä
• siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (soveltuvin osin)
• tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Pyynnöt tulee tehdä kirjallisesti rekisterinpitäjälle.

12. Valvontaviranomainen
Suomessa tietosuojaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.
Lisätietoa: https://tietosuoja.fi

13. Evästeet
Verkkosivuilla voidaan käyttää evästeitä palvelun toiminnan ja käyttökokemuksen parantamiseksi.
Evästeistä kerrotaan tarkemmin erillisessä evästekäytännössä.

14. Muutokset tietosuojaselosteeseen
Vapaat Varastot pidättää oikeuden päivittää tätä tietosuojaselostetta.
Ajantasainen versio on saatavilla verkkosivuilla.

1. Rekisterinpitäjä
Vapaat Varastot
2956967-1
Sähköposti: myynti@vapaatvarastot.fi

2. Rekisterin nimi
Kameravalvontarekisteri

3. Kameravalvonnan tarkoitus
Kameravalvonnan tarkoituksena on:

• tilojen ja omaisuuden turvallisuuden varmistaminen
• rikosten ja väärinkäytösten ennaltaehkäisy
• tapahtuneiden vahinkojen ja rikosepäilyjen selvittäminen

4. Käsiteltävät tiedot
Kameravalvonnassa tallennetaan:

• kuva-aineistoa valvotuista alueista
• tallennusaika ja -paikka

Ääntä ei tallenneta.

5. Valvonnan kohteet
Kameravalvontaa suoritetaan Vapaat Varastot -alueella, mukaan lukien:

• ulkoalueet
• kulkureitit
• varastorakennusten sisäänkäynnit

Varsinaisten varastokoppien sisällä ei ole kameravalvontaa.

6. Tietojen käsittely ja pääsy
Tallenteisiin on pääsy vain erikseen nimetyillä henkilöillä.
Tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja niitä käytetään vain kohdassa 3 määriteltyihin tarkoituksiin.

7. Säilytysaika
Tallenteita säilytetään enintään 30 päivää, ellei yksittäistä tallennetta tarvita rikosepäilyn tai vahingon selvittämiseen pidempään.

8. Tietojen luovutus
Tallenteita voidaan luovuttaa:

• poliisille ja viranomaisille lain edellyttämissä tilanteissa
• vakuutusyhtiöille vahinkojen selvittämiseksi

9. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus:

• tarkastaa itseään koskevat tiedot (soveltuvin osin)
• pyytää tietojen poistamista lain sallimissa rajoissa
• tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle

10. Tietojen suojaus
Tallenteet säilytetään suojatuissa järjestelmissä, joihin on rajattu käyttöoikeus.

Evästekäytäntö

1. Mitä evästeet ovat
Evästeet (cookies) ovat pieniä tiedostoja, jotka tallennetaan käyttäjän selaimeen verkkosivun käytön yhteydessä.

2. Mitä evästeitä käytämme
Sivustollamme voidaan käyttää:

• välttämättömiä evästeitä sivuston toiminnan varmistamiseksi
• analytiikkaevästeitä (esim. sivuston käytön seuranta)
• mahdollisesti markkinointievästeitä, jos niitä otetaan käyttöön

3. Evästeiden käyttötarkoitus
Evästeitä käytetään:

• sivuston tekniseen toimintaan
• käyttäjäkokemuksen parantamiseen
• liikenteen analysointiin ja kehittämiseen

4. Kolmannen osapuolen evästeet
Sivustolla voidaan käyttää kolmansien osapuolien palveluita, kuten analytiikka- tai maksupalveluita, jotka asettavat omia evästeitään (esim. Stripe, Paytrail, mahdollinen analytiikkatyökalu).

5. Evästeiden hallinta
Käyttäjä voi hyväksyä, hylätä tai muokata evästeiden käyttöä selaimen asetuksista tai sivuston evästeilmoituksen kautta.

6. Suostumus
Välttämättömät evästeet eivät vaadi suostumusta.
Muut evästeet aktivoidaan vain käyttäjän suostumuksella.

7. Muutokset
Pidätämme oikeuden päivittää tätä evästekäytäntöä tarvittaessa.